| 人事おたすけ隊ビジネスツール 就業規則2012 |
| おたすけシートの上手な使い方 |
| ■社内で作成する場合 情報の整理に活用します。 <手順> 1.Word作成文書(オプション条文を含む)を印刷する 2.おたすけシートを印刷する 3.追加・変更・削除したい箇所に赤書で記載する(付箋紙も付けておくと分かりやすい) 4.おたすけシートの赤書箇所のみディクショナリを変更する 5.おたすけシートの赤書箇所のみデータの追加・登録解除を行う 6.おたすけシートの赤書箇所のみ穴埋語句を変更する ■専門家が委託を受けて作成する場合 ヒアリングシートとして活用します。 <手順> 1.おたすけシートを印刷する(自分とクライアント用に２部ずつ) 2.おたすけシートを(お互いに)見ながらヒアリング形式で情報収集 3.追加・変更・削除したい箇所に赤書で記載する(付箋紙も付けておくと分かりやすい) 4.おたすけシートの赤書箇所のみディクショナリを変更する 5.おたすけシートの赤書箇所のみデータの追加・登録解除を行う 6.おたすけシートの赤書箇所のみ穴埋語句を変更する ※ヒアリング（規則・規程・労使協定）に要する時間は、クライアントへのコンサルティングを含めて３～４時間です（弊社経験値）。ヒアリングの段階で、コンサルティングの大半が完了しますので、コンサルティングコストの削減にも有効なシートです。 ■おたすけシート抜粋 このシートができあがれば、あとはパソコンによる単純作業で仕上がります。 記載例では選択箇所を「○」で表示していますが、実務では特に必要ありません。 （右側備考欄の情報だけで十分です） 条まで  上記例では、条7100をディクショナリに追加し、作成・改訂で条0350を登録解除、条7100を追加します。  緑色は、標準では組み込まれていない「オプション条文」です（ディクショナリには存在します）。 上記例では、作成・改訂で完全週休２日制（条1050、条1100、条1250）と１年単位変形労働時間制（条1070、条1120、条1270）を入れ替えます。また、条1150と条1200を登録解除します。 項以下  上記例では、作成・改訂で号10を登録解除し、項05の穴埋語句を変更します。 |
■おたすけシートの活用風景 おたすけシートを「メルマガ人事おたすけ隊」風の会話形式で説明します。 〓 登場人物 〓 (-.-)y-~ ハゲット隊員 (´ヘ｀) シャチョーさん ▼(´ヘ｀) 我が社の就業規則を作って欲しいのだけど。 ▼(-.-)y-~ では、まず最初に情報収集をさせていただきます。 おたすけシートを使いますね。 ▼(´ヘ｀) おたすけシート？ ▼(-.-)y-~ 私が愛用しているヒアリングシートのことです。 シャチョーさんにも同じものを用意いたしましたのでご確認ください。 要所要所で解説を入れて進めていきますね。 ▼(´ヘ｀) おたすけシートは、「条まで」と「項以下」の２種類あるんだね。 ▼(-.-)y-~ はい、条全体を含めたり外したりすることがありますし、項や号などの文章 を変更することがありますので、分けておいたほうが使いやすいのです。 ▼(´ヘ｀) なんか臭うなぁ。 このシート、ただのヒアリングシートじゃないでしょ。 ▼(-.-)y-~ ハハハ、ばれてしまいました。 おたすけシートは、就業規則作成ソフトの専用ヒアリングシートなのです。 後で作業が楽なように設計してあります。 ▼(´ヘ｀) へぇ～、Codeを付けてあるのも後作業を楽にするためなんだね。 ▼(-.-)y-~ そうです。 似たような語句や文章があっても、Codeが違うので一目で判別できます。 それでは、実際に就業規則(03)のおたすけシートを使ってヒアリングをさせ ていただきます。 ▼(´ヘ｀) 了解！ ▼(-.-)y-~ まずは施行日をいつにするかですね。 ▼(´ヘ｀) いきなりそこから入るの？ ▼(-.-)y-~ そうですよ、大事なことですから。 最初に確認したいことは、他に加入保険の情報、文章形式（である調orです ます調）、前文の有無などです。 ▼(´ヘ｀) 前文は入れて欲しいな。 ▼(-.-)y-~ それでは後でメールで送ってください。 ▼(´ヘ｀) ＦＡＸではダメなの？ ▼(-.-)y-~ メールなら文章をコピーしてソフトの入力欄に貼り付ければ済みます。 できるだけ工数を削減して、安価で提供しようと努力しているのだから協力 をしていただかないと。 ▼(´ヘ｀) 了解！ ▼(-.-)y-~ 「総則の章」は、特にご要望がなければ一般的な書き方で済ませたいと思い ます。 ▼(´ヘ｀) 別にないから、お任せでーす。 ▼(-.-)y-~ 次の「採用、異動等」の章の中には、必要ないかもしれない条があります。 えーと、身元保証人は必要ですか？ ※身元保証について解説します。 ▼(´ヘ｀) まあ必要だとは思うけど、うーん、今まで提出させたことがないしなぁ。 やっぱり要らないや。 ▼(-.-)y-~ リスクヘッジとして提出させたいところですが、無理強いはいたしません。 この条はカットしちゃいますよ。 さらに「採用時の提出書類」の中の「身元保証書」もカットです。 ▼(´ヘ｀) おたすけシートには「身元保証」の条をカットしたら「身元保証書」も忘れ ずにカットするようにコメントが記されているんだね。 ▼(-.-)y-~ 至れり尽くせりでしょ。 この章では、休職制度も身元保証と同様に選択項目となっています。 ▼(´ヘ｀) えっ、休職って労働基準法で決められてるんじゃないの？ ▼(-.-)y-~ 違いますよ。 必要なければ定めなくてもかまいません。 その場合は「休職」の条をカットすると共に「復職」の条もカットします。 ※休職について解説します。 ▼(´ヘ｀) 片方が残ってしまったらオカシイもんな。 だから、この条についてもコメントが記されてるんだね。 ▼(-.-)y-~ だから、至れり尽くせりだと言ったでしょ。 ところで試用期間はどれくらいに定めていますか？ ▼(´ヘ｀) ３か月の企業が多いみたいだけど、我が社は従業員のためを思って１か月 にしてるよ。 ▼(-.-)y-~ 法律では１４日ですけどね。 ▼(´ヘ｀) うそっ！ ▼(-.-)y-~ でも就業規則に定めるのは１か月でいいですよ。 ※試用期間について解説します。 ▼(´ヘ｀) あれ？おたすけシートの試用期間のところに青字で何か書いてあるぞ。 ▼(-.-)y-~ それは「埋込語句」です。条文の中に変更する可能性が高い部分があると きに、そこだけ抜き出して別データとして管理しているのです。 ▼(´ヘ｀) これも工数削減のためかい？ ▼(-.-)y-~ そうです。 最終工程のデータエクスポートで出来ますからね。 さて、次は「服務規律の章」です。 ▼(´ヘ｀) この章は、面倒臭そうな条がいっぱいあるな。 ▼(-.-)y-~ この中で、特にシャチョーさんにご確認いただきたいのは「遵守事項」の 条です。「項以下」のおたすけシートをご覧になってください。 ▼(´ヘ｀) めちゃめちゃ一杯書いてあるな。 全部必要なのかい？ ▼(-.-)y-~ 大部分は必要かと思いますよ。 読み上げますから、よく確認をお願いします。 修正したい部分や新たに追加記載したいことはございませんか？ ▼(´ヘ｀) うーん、我が社は営業が車に乗ることが多いんだよね。 無免許運転とかさせるわけにもいかんから、事故や違反の報告などについ ても入れておいて欲しいな。 ▼(-.-)y-~ 了解いたしました。 ※さらに進めていきます。 えーと、次は「労働時間、休憩及び休日」の章です。 ▼(´ヘ｀) 持ってきた年間カレンダーには目を通してもらえたかな？ ▼(-.-)y-~ はい、このままでは法律違反になってしまいますね。 ▼(´ヘ｀) やっぱり。 どうしたらいい？ ▼(-.-)y-~ １年単位の変形労働時間制を使うことで、何日か休日を増やせば済みます。 ▼(´ヘ｀) じゃあ、それで対応したいな。 ▼(-.-)y-~ そうですね、それが一番良いと思います。 おたすけシートには、あらかじめ標準タイプとして完全週休２日制の条文 を入れてありますから、それを１年単位の変形労働時間制の条文にチェン ジします。 ▼(´ヘ｀) ３つの条を一緒にチェンジするんだね？ ▼(-.-)y-~ そうです。 「労働時間及び休憩時間」と「休日」と「時間外及び休日労働」の条です。 これらの入れ替えについても、おたすけシートに記載があるので分かりや すいでしょう。 ▼(´ヘ｀) うん、オレもすぐ分かったよ。 ところで、就業規則ソフトを使って作るって言ってたけど文章の中に表が あったりすると難しいんじゃない？ 項以下のおたすけシートの「労働時間及び休憩時間」の中に表があるけど。 ▼(-.-)y-~ ああ、それはテンプレートとして別に用意しているのです。 データエクスポートで文章がダダダダッって表示されていきますが、テン プレートを貼り付ける行だけ赤字で表示されるのです。 ▼(´ヘ｀) どのテンプレートにするかはCodeで識別できるってことか。 ▼(-.-)y-~ すべては後作業を楽にするための工夫ですよ。 次は「休暇等」の章です。 ※以下、最後までこの調子で解説を加えながらヒアリングを進めます。 ▼(´ヘ｀) ふぅ、やっと終わったな。 解説してもらったとき、おたすけシートがあったので理解しやすかったよ。 この「おたすけシート」・・・いい仕事してるねぇ。 ▼(-.-)y-~ お褒めいただきまして、ありがとうございます。 |
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